Grupo pequeno
Os participantes de cada reunião devem estar ligados diretamente ao projeto que será discutido. Assim, você evita o acúmulo de pessoas que não fazem parte das decisões e, dessa maneira, não permite que elas atrapalhem o andamento do encontro.
De maneira geral, um grupo menor sempre será mais focado e motivado. A própria relação de confiança entre os integrantes é maior quando a reunião é composta somente por pessoas que são as responsáveis diretas por cada etapa do processo.
Planejamento
Antes de marcar uma reunião, é preciso saber exatamente o motivo pelo qual ela está sendo convocada. A melhor maneira de fazer isso é planejar. Você pode, por exemplo, dividir o encontro em blocos e discutir um assunto diferente em cada um deles.
Marque a reunião com uma semana de antecedência e dê a cada um dos participantes uma lista de assuntos que serão discutidos. Assim, os integrantes podem se preparar adequadamente para debater e tomar as decisões em conjunto, levando dados e subsídios para colocar em pauta.
Atenção aos detalhes
Qualquer questão que passe despercebida em uma reunião pode trazer consequências no futuro. Assim, procure abordar detalhadamente todos os temas que fazem parte do assunto que estiver em pauta.
Além disso, deixe bem claro que os participantes podem e devem questionar e oferecer argumentos quando concordam e, principalmente, quando não concordam com uma decisão que está sendo tomada.
Afinal, é muito comum que, no calor do momento, detalhes importantes sejam deixados de lado. Esse tipo de situação acontece em qualquer empresa, seja ela de pequeno ou de grande porte. O trabalho do gestor é, justamente, minimizar ao máximo essas falhas nas reuniões porque, uma vez que a decisão seja tomada e colocada em prática, as consequências virão rapidamente, para o bem ou para o mal.
Encontros presenciais
Reuniões que são marcadas para tratar de assuntos importantes devem ser realizadas presencialmente. Por mais que a tecnologia seja importante, a carga de responsabilidade que esse tipo de encontro oferece é muito mais forte.
Nada substituiu as relações de trabalho humanizadas, principalmente quando existe respeito entre os envolvidos e a vontade de atingir um objetivo em comum.
Responsabilidade
Steve Jobs, que era a mente inovadora por trás da Apple, também “criou” o Indivíduo Diretamente Responsável (ou DRI, na sigla em inglês). Na prática, essa pessoa era responsável por determinada tarefa dentro de uma equipe de trabalho.
Dentro desse processo, nas reuniões que eram realizadas pela empresa, o nome do DRI aparecia ao lado do tema que seria discutido. Assim, eram criadas listas de tarefas e todos sabiam quem era o responsável por cada uma delas. Experimente usar esse artifício nas reuniões e avalie como cada um dos integrantes reage. A maneira com que o DRI encara essa responsabilidade pode, inclusive, mostrar se ele é realmente a pessoa indicada para o cargo.
