O que é
A folha de pagamento nada mais é do que o espelho das informações e das atividades trabalhistas de cada funcionário. O objetivo principal é registrar os salários bruto e líquido do trabalhador, assim como servir de base de dados para as áreas contábil e fiscal. Todos os valores que o funcionário recebe e os descontos que são efetuados devem ser informados na folha de pagamento.
Responsabilidade do empregador
A empresa tem obrigação de elaborar a folha de pagamento dos funcionários e entregar o recibo de pagamento (ou holerite). Normalmente, esse processo é realizado pelo departamento de contabilidade para que os cálculos sejam realizados da maneira correta e dentro dos padrões da lei.
Como é elaborada
Cada empresa tem uma forma diferente de elaborar a folha de pagamento. Como não existe um modelo oficial a ser seguido, o empregador pode seguir os critérios que bem entender, porém, sempre se baseando nas leis brasileiras.
De forma geral, a folha de pagamento deve apresentar algumas informações básicas. São elas: o valor do salário de contratação do funcionário, a frequência (faltas, atrasos e afastamentos), os descontos de encargos sociais, a forma de pagamento e a data na qual o valor estará disponível.
Provento e descontos
A composição do valor líquido do salário que será depositado na conta dos trabalhadores no dia acordado é dividida em duas partes: provento e descontos.
No valor correspondente ao provento são computados os salários, remunerações variáveis, horas extras e adicionais, insalubridade e periculosidade.
Nos descontos entram os valores do INSS, benefícios, faltas, contribuição sindical e outros itens que sejam acordados entre a empresa e o funcionário (vale-transporte, refeição, etc).
O valor do salário que o trabalhador receberá será definido mensalmente pelo cálculo que envolve esses dois itens.
Gestão da folha
É muito importante que a empresa tenha controle total sobre os valores de pagamentos dos funcionários. Dessa forma é possível identificar mensalmente qual será o impacto no orçamento da corporação.
Para garantir que nenhuma brecha jurídica seja deixada, sempre é recomendável contar com a ajuda de um escritório de contabilidade que esteja familiarizado com as leis que regem o setor. Assim, é possível evitar situações que podem gerar problemas maiores, como ações trabalhistas causadas por erros de cálculo ou pagamentos realizados fora da data prevista.